План за отмяна на акции за почистване заради времето

„Отменя се при лошо време“ не е план. Доброволците трябва да знаят кои условия са важни, кой взема решението, кога то се публикува и как внезапната промяна на място спира работата.

Използвайте прогнозите и предупрежденията на National Weather Service, информацията за дима от AirNow, местната служба за управление при извънредни ситуации и управляващия терена. Определете прагове за конкретното място с квалифицирани партньори; не копирайте температурна или ветрова стойност от несвързано събитие.

Определете един ръководител за решението и един заместник#

Отговорникът за времето следи официалните източници, разговаря с управляващия терена и публикува решението. Отговорникът за безопасността може да спре работата на място, дори ако събитието вече е започнало. Публикувайте един контакт и една страница на събитието.

Определете часове за решенията:

• предварителна проверка 48 часа по-рано;
• решение за провеждане, промяна или отмяна предишната вечер;
• сутрешна актуализация преди тръгване;
• непрекъснато наблюдение на място;
• проверка за безопасното прибиране и симптоми на прегряване след събитието.

За доброволци, които идват отдалеч, вземете решението достатъчно рано, за да предотвратите ненужно пътуване.

Изградете матрица на опасностите за конкретното място#

Определете три изхода#

Провеждане#

Условията остават в рамките на одобрения план. Повторете указанията за екипировката, водата и транспорта.

Промяна#

По-кратко време, по-малка зона, по-лека задача, по-ранно начало или по-малък капацитет все още отговарят на ангажиментите към управляващия и за извозването. Потвърдете, че и часът на извозване може да бъде променен.

Отмяна или отлагане#

Не се извършва доброволческа работа. Уведомете управляващия терена, превозвача на отпадъците, доставчиците на инструменти и записаните участници. Премахнете или актуализирайте публичните обяви, за да не се появят закъснели участници на затворено място.

Планирайте наблюдението на място#

Инструктирайте доброволците за сигнала за спиране, маршрута до укритието или за евакуация, системата за работа по двойки и отписването при напускане. Определете човек, който не е потънал в сортирането, да наблюдава небето, симптомите на прегряване, покачването на реката, дима и вятъра.

Никога не притискайте хората да продължават, защото са пътували дълго или присъстват спонсори. Позволете им да се оттеглят по собствена преценка, без спор.

Комуникирайте на едно място#

Публикувайте акцията с часа за решение и статуса според времето. Използвайте ясни актуализации с дата и час: „Отменено в 6:10 ч. на 12 юли заради предупреждение за наводнение.“ Не оставяйте старо съобщение „акцията ще се проведе“ видимо над съобщението за отмяна.

Ако събитието бъде отложено, въведете нова или ясно актуализирана дата. Страницата на приключила акция може да остане като честен запис на решението заради времето.

Защитете мястото след отмяната#

Не оставяйте празни чували или инструменти на място преди окончателното решение, ако вятърът или водата могат да ги разнесат. Ако на опасното място останат отпадъци, оставете картографирания запис за почистване отворен, но отбележете, че достъпът е затворен, и посочете съобщението на управляващия.

Прегледайте решението след това#

В записа за събитието или в бележката след акцията запишете източника на прогнозата, часа на решението, промените, изпратените съобщения и всеки случай, който едва не е довел до инцидент. Така следващият праг ще бъде по-конкретен за това място.

Добрият план за отмяна е успешен, когато нищо драматично не се случи: хората получават решението навреме, мястото остава необезпокоявано и проектът може да се върне при по-безопасни условия.

Подгответе съобщенията, преди прогнозата да се влоши#

Подгответе съобщения за провеждане, промяна и отмяна още при създаването на събитието. Във всяко включете дата и час, решение, причина, статуса от управляващия терена, какво ще стане с регистрацията и кога ще се появи следващата актуализация. Преведете основния текст за безопасност за очакваната аудитория.

Тествайте електронната поща, текстовите съобщения и достъпа до страницата на събитието със заместника. При прекъсване на услугата съхранявайте отпечатан списък с контактите за регистрация според правилата на организатора за поверителност. След изпращането проверете дали картите и автоматичните напомняния не продължават да насочват хората към мястото.